5 clés pour organiser une compétition d’agences

Certaines règles sont essentielles pour choisir son agence de communication. Pitchville vous propose 5 conseils pour mener efficacement une compétition d’agences.

#1 Préparez-vous

Avant de se lancer dans une compétition d’agences, l’annonceur doit mettre au clair ses besoins :  

• Scope of work : définissez les missions/ le périmètre confié à l’agence.
• Les attentes vis-à-vis de votre collaboration,
• Le budget (nous reviendrons sur ce point en détail)
• L’échéance du contrat en cours (et les avenants) : ce détails non négligeable vous permettra de prendre en compte la période de préavis dans l’établissement de votre rétroplanning. Cela vous permettra d’éviter quelques mois sans agence, ou de longs mois de doublons d’honoraires, tout en préservant un temps d’acculturation si vous changez de partenaire.
• Les contenus disponibles pour le brief : cette phase est primordiale puisqu’elle permet de bien comprendre le profil d’agence recherchée, la nature du livrable, et le calendrier le plus propice.
• Le comité de pilotage : inhérent au point précédent, vous allez devoir identifier le comité de pilotage et la composition du jury.

Chez Pitchville, nous vous accompagnons dans l’expression de vos besoins lors de la phase du kick-off meeting. C’est également au démarrage que nous mettons en place les règles et bonnes pratiques à respecter lors de la compétition pour son bon déroulement ainsi que le calendrier de cette dernière.

#2 Etablissez un budget clair et structuré

Déterminer son budget avant le lancement de la compétition – qu’elle soit classique ou en mode workshop – est primordial. En effet, votre capacité budgétaire a un impact important sur les modalités de la compétition (process, livrables…) ainsi que sur le type d’agences les plus adaptées à votre demande.

Le budget comprend :

• les honoraires pressentis pour l’ agence,
• l’enveloppe des coûts de production,
• l’indemnisation des agences perdantes.

Le conseil de PITCHVILLE

Pourquoi indemniser les agences perdantes ?

Nous vous recommandons fortement d’indemniser les agences perdantes. En tant bonne pratique des compétitions, il compense une petite partie des investissements réels engagés par les agences afin de fournir une première étude de vos besoins. C’est également une marque de respect de la valeur de leur  travail.

Chez Pitchville, quelle que soit la taille de votre entreprise et de votre budget, nous vous orientons vers les agences correspondant le mieux à vos critères. Nous sommes capables de réaliser des process efficaces afin de minimiser vos coûts.

#3 Un bon brief pour une belle compétition

Un brief agence est essentiel pour le fonctionnement de la compétition. Sans brief clair, les agences ne peuvent pas établir de stratégie efficace ni de concept créatif correspondant aux attentes du client. Cette étape peut se révéler intimidante, mais nullement besoin d’écrire un roman !  La rédaction d’un brief permet d’exprimer des objectifs stratégiques, commerciaux et organisationnels qui seront notés comme critères dans la grille d’évaluation des agences de communication qui répondent à votre appel d’offres.

Chez Pitchville nous proposons un accompagnement sur-mesure dans la rédaction du brief, en mode co-construction ou externalisé.

#4 Pensez au calendrier

La mise en place d’un calendrier réaliste et fiable est primordiale pour organiser une compétition d’agence. Le calendrier doit être en phase avec vos besoins, votre disponibilité, tout en respectant le timing des agences. En effet, afin d’être à même de réaliser une belle compétition et à répondre à vos attentes, les agences ont besoin d’un certain temps (entre 3 et 4 semaines à la réception du brief) pour s’organiser en interne, saisir vos insights et développer une réflexion à la fois créative et stratégique. La mise en place d’un timing restreint s’envisage uniquement si le nombre de compétiteurs et le dimensionnement du livrable le justifient.

Chez Pitchville nous sommes là pour trouver le bon équilibre entre vos exigences et le réalisme du marché.

#5 Choisissez le process le plus adapté

Vous pouvez choisir entre deux formes de compétitions :

• La compétition classique : où les livrables comprennent  une réflexion stratégique et créative à la suite d’un brief parvenu aux agences. Il s’agit d’une restitution à la suite d’un travail de plusieurs semaines.
• La compétition en mode « workshop » : une méthode de travail avec un exercice concret sur un savoir-faire, une thématique, une cible. Ce format vous conviendra si vous avez des contraintes de temps ou budgétaires. En effet, il permet de réaliser une compétition rapide avec une mise en situation immersive pour l’agence. Cette dernière se voit confier un cas en début de journée pour une restitution en fin de journée. Un brief agence est donc à rédiger, cependant ce dernier est axé sur un cas concret. Pour en savoir plus, consultez notre compétition workshop réalisée avec le groupe WELEDA.

Si vous souhaitez être accompagné dans votre processus de choix d’agence, contactez-nous ! Nos expertes seront ravies de vous conseiller.