5 clés pour organiser une compétition d’agences
Sommaire
1. Préparez-vous efficacement
Avant de lancer une compétition, prenez le temps de clarifier vos attentes. Cela permet d’attirer les bonnes agences, de gagner en efficacité, et d’éviter les imprévus.
Voici les éléments à définir :
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- ➡️ Le scope of work : missions et périmètre confié
- ➡️ Les attentes vis-à-vis de la collaboration
- ➡️ Le budget global (on en reparle juste après 👀)
- ➡️ La date de fin de contrat actuelle + préavis
- ➡️ Les contenus disponibles pour le brief
- ➡️ La composition du comité de pilotage et du jury
Conseil PITCHVILLE :
Lors du kick-off, nous vous aidons à clarifier vos besoins, définir les bonnes pratiques et construire un calendrier réaliste. En partant de la date de fin de contrat, nous établissons un rétroplanning optimisé pour éviter les doublons d’honoraires et garantir une transition fluide entre les agences.
2. Établissez un budget clair et structuré
Le budget est un pilier de votre appel d’offres. Il oriente la sélection des agences et structure le déroulé de la compétition.
Prévoyez :
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- ➡️ Les honoraires prévisionnels de l’agence
- ➡️ Une enveloppe de coûts de production
- ➡️ L’indemnisation des agences non retenues
Conseil PITCHVILLE :
Nous vous recommandons de rémunérer les agences en compétition. C’est une marque de respect pour leur travail et une bonne pratique du marché. Cela renforce l’image de votre entreprise auprès des agences. Il compense une petite partie des investissements réels engagés afin de vous fournir une première étude de vos besoins.
3. Rédigez un brief percutant
Un bon brief est le socle d’une compétition réussie. Il donne les clés aux agences pour comprendre vos enjeux et formuler une réponse pertinente.
Un brief bien construit permet d’exprimer :
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- ➡️ Vos objectifs stratégiques et commerciaux
- ➡️ Vos attentes organisationnelles / process
- ➡️ Vos contraintes : budget, planning…
- ➡️ Vos critères de sélection
Conseil PITCHVILLE :
Un brief bien pensé maximise vos chances d’obtenir des propositions pertinentes, structurées et réalistes. Vous pouvez consulter notre guide pour structurer votre brief et nos recommandations à suivre.
Nous avons conscience des difficultés que vous pouvez rencontrer en rédigeant ce document, c’est pourquoi nous vous aidons à formaliser votre brief en mode co-construction ou en gestion externalisée complète.
4. Soignez votre calendrier
Un calendrier mal ajusté peut compromettre la qualité de la compétition. Pour permettre aux agences de vous proposer une recommandation pertinente et aboutie, prévoyez idéalement un délai de 3 à 4 semaines après l’envoi du brief. Ce temps est essentiel pour qu’elles puissent s’approprier vos enjeux, mobiliser leurs équipes et structurer une réponse à la hauteur de vos attentes.
Votre calendrier doit prendre en compte :
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- ➡️ Vos propres contraintes internes
- ➡️ La charge de travail des agences
- ➡️ La disponibilité des membres du jury
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Conseil PITCHVILLE :
Ajuster le calendrier pour qu’il respecte vos deadlines tout en restant réaliste côté agences.
5. Choisissez le bon format de compétition
Il existe deux formats principaux chez Pitchville, à détermine ensemble :
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- ➡️ Compétition classique : les agences travaillent plusieurs semaines sur une recommandation complète (stratégie + créa / média) avant restitution.
- ➡️ Workshop : format plus court, plus interactif. Les agences planchent sur un cas pratique en une journée (brief le matin – restitution en fin de journée). Ce format permet de tester l’agilité et la capacité de co-création. Consultez notre compétition workshop réalisée avec le groupe WELEDA.
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Conclusion : 5 clés pour organiser une compétition d’agences ?
Une compétition bien préparée vous donne toutes les chances de sélectionner une agence en phase avec vos enjeux, vos valeurs et vos ambitions.
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- ➡️ Formalisez vos besoins dès le départ : missions, attentes, budget et timing
- ➡️ Adoptez un processus clair, transparent et réaliste pour toutes les parties
- ➡️ Choisissez un format de compétition adapté à vos ressources, à vos process internes et vos objectifs
Nous vous recommandons également de suivre ces 3 bonnes pratiques :
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- ➡️ Partagez le maximum d’éléments de contexte : cela favorise des réponses plus justes
- ➡️ Soignez la qualité du brief et du calendrier : ce sont vos premiers signaux aux agences
- ➡️ Valorisez le travail fourni, y compris par les agences non retenues, en prévoyant une indemnisation adaptée.