Qu’est-ce-qu’un rétroplanning ?

Lors de l’organisation d’une compétition, Pitchville vous conseille d’élaborer un rétroplanning en amont de la recherche de votre (nouvelle) agence. Ce rétroplanning fixe les étapes clés de la compétition comme la journée de rencontres avec la long-list (chemistry meetings), l’envoi du brief, les dates de remise de recommandations des agences sélectionnées et de la finale (le cas échéant) ainsi que le démarrage de la collaboration.

Définir le rétroplanning présente différents avantages tant chez l’annonceur que dans l’agence :

Une gestion de projet interne efficace :

Faire un rétroplanning permet de prévoir à l’avance la mobilisation en interne des parties prenantes nécessaires lors des différentes étapes de la compétition (chemistry meetings, interviews, rédaction et validation du brief, remise de recommandations, finale…). En effet, nous vous conseillons de mobiliser à bon escient les ressources internes en fonction des incidences plus ou moins stratégiques/opérationnelles de la compétition et de la culture d’entreprise (plus ou moins centralisatrice). Un rétroplanning réalisé en amont assure donc la disponibilité des décisionnaires lors des étapes clés et permet également de prendre en compte certains évènements internes (changement managérial prévu, échéance de collaboration d’un autre partenaire majeur dans l’écosystème de communication, actualité business mobilisatrice comme les temps forts de communication, …) qui peuvent justifier d’aménager le calendrier (ou le périmètre) de consultation.

Vous éviter un appel d’air de communication :

La bonne gestion de votre rétroplanning vous permet d’anticiper la période de transition entre votre agence en place et la nouvelle (le cas échéant). Cela vous permettra d’éviter quelques mois sans agence, ou de longs mois de doublon d’honoraires, tout en préservant un vrai temps d’acculturation si vous changez de partenaire. Nous vous conseillons de bien consulter le contrat (et les avenants) signé avec votre agence en place afin de prendre en compte la période de préavis.
Veillez très en amont à récupérer tous les documents, licences ou accès utiles à des outils de gestion ou BDD.

Aider les agences à prévoir leur rétroplanning :

En communiquant rapidement aux agences sélectionnées votre rétroplanning, ces dernières peuvent prévoir au mieux la mobilisation des talents en interne et vous proposer une réponse la plus adaptée à vos besoins.
De plus, un rétroplanning prenant en compte et respectant le travail fourni par les agences ne peut qu’augmenter leur motivation à votre encontre et maximiser leur réponse à votre besoin.

Le conseil de PITCHVILLE : si vous autorisez votre agence en place à reparticiper à la consultation, il est recommandé de définir un rétroplanning de compétition qui interfère le moins possible avec la charge de travail de l’agence (ne pas positionner le retour des livrables ou l’annonce de la décision finale au milieu d’un pic d’activité demandé à l’agence en place)

Pour résumer, la mise en place d’un rétroplanning en amont de la compétition vous permet ainsi qu’à l’agence de mobiliser les ressources internes nécessaires. Cette gestion de projet a pour avantage également de vous contraindre à tenir votre planning et d’éviter une compétition à rallonge qui a tendance à démotiver les agences ainsi qu’à dénaturer votre projet initial.
Lors d’un imprévu au cours d’une compétition, Pitchville vous aide à adapter au mieux votre rétroplanning afin que cela affecte le moins possible le choix de votre agence.

Si vous vous questionnez sur le métier de conseil en choix d’agences, consultez notre FAQ!