Qu’est ce qu’un Appel d’Offres public ?

Sommaire

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1. Seuils et règles simplifiées pour vos marchés

La compréhension des règles vous permettra d’adapter votre consultation au cadre légal tout en optimisant votre organisation. Voici un résumé pratique des seuils et procédures associés, prévus pour les marchés incluant une éventuelle reconduction (montants HT) :

• • ➡️ Moins de 40 K€ : pas de formalisme, il est recommandé de demander 3 devis à des prestataires pertinents
  • ➡️ Entre 40 K€ et 140 K€ : Marché à procédure adaptée (MAPA) des documents doivent être rédigés (avis de publication, cahier des charges, …) mais la procédure s’adapte à la nature du besoin et le client fixe relativement librement les règles.
  • ➡️ Au-delà de 140 K€ (État), 215 K€ (collectivités), ou 430 K€ (entités adjudicatrices) : procédures formalisées (voir ci-dessous).

2. Les 3 procédures formalisées en appel d’offres public

2.1 L’appel d’offres classique (ouvert ou restreint)

2.1.1 L’appel d’offres ouvert

Cette procédure permet à toutes les agences intéressées de répondre à votre projet. Vous préparez les documents en amont, et les candidats déposent simultanément un dossier de candidature et une réponse technique/créative/financière au cahier des charges.

Les particularités de cette procédure :

• • ➡️ Ouverte à tous, ce qui entraine la suppression de l’étape sourcing
  • ➡️ Gain de temps : la phase de candidature se superpose à la phase offre
  • ➡️ Délai de réponse laissé aux candidats : de 15 jours (en cas d’urgence justifiée) à 25 jours
  • ➡️ Dans la pratique,  comptez a minima 2 à 3 mois pour couvrir l’ensemble du process.

Les points de vigilances de cette procédure :

• • ⚠️ Un cahier des charges (et ses informations stratégiques) accessible à tous
  • ⚠️ Absence de présélection et de contact avec les candidats
  • ⚠️ Analyse lourde des candidatures et des offres
  • ⚠️ Frustration liée à la déperdition, où l’offre est intéressante mais la candidature irrecevable ou inversement
  • ⚠️ Process très dissuasif pour les candidats lié au manque de visibilité sur les chances de gain
  • ⚠️ Une offre achetée telle quelle sans second tour ni négociation financière

2.1.2 L’appel d’offres restreint

Vous sélectionnez un nombre limité d’agences (5 max) admis sur la base de critères rationnels définis au préalable : profil de l’agence, engagements RSE, qualité des références en rapport avec l’objet du marché… Ces candidats recevront ensuite le cahier des charges et pourront présenter une offre.

Les particularités de cette procédure :

• • ➡️ L’étape sourcing en amont de l’envoi du cahier des charges est envisageable
  • ➡️ Le cahier des charges est envoyé à un nombre d’agence restreint
  • ➡️ Des questions / réponses et une soutenance de l’offre sont possibles (sous réserve d’encadrement destiné à garantir l’égalité de traitement entre les candidats)
  • ➡️ Dans la pratique,  comptez a minima 4 à 5 mois pour couvrir l’ensemble du process.
  • ✅ Les agences sont à minima rassurées par la limitation du nombre de candidats et de la relative homogénéité des profils

Les points de vigilances de cette procédure :

• • ⚠️ Une offre achetée telle quelle sans second tour ni négociation financière

2.2 La procédure avec négociation (PN)

Cette procédure est la plus proche d’une compétition classique d’agences du secteur privé. Après présélection d’un nombre restreint de candidats auxquels envoyé le cahier des charges, vous les rencontrez et pouvez négociez avec les candidats sur tous les aspects (stratégie, création, budget).

Les particularités de cette procédure :

• • ➡️ Le recours à la procédure avec négociation est soumis à certaines conditions et dépend de  l’interprétation du texte et est appréciée au cas par cas par les services Achat / Juridique /Marchés des Annonceurs
  • ➡️ Le cahier des charges est envoyé à un nombre de candidats restreint qualifié
  • ➡️ Des négociations avec tout ou partie des candidats sont possibles sur n’importe quel aspect de l’offre remise (après analyse et classement des offres). Cela peut porter sur : la justification stratégique, un retravail créatif, le renforcement ou l’allégement de l’équipe, un challenge des honoraires ou des frais techniques, …
  • ➡️ Dans la pratique,  comptez a minima 4 à 6 mois pour couvrir l’ensemble du process.
  • ✅ Les agences sont  rassurées par la limitation du nombre de candidats et la possibilité d’échange

Les points de vigilances de cette procédure :

• • ⚠️ Les modalités de la négociation doivent être détaillées dès le début du process dans le règlement de la consultation

2.3 Le dialogue compétitif

Procédure itérative où le dialogue avec les candidats permet de co-construire la meilleure réponse à votre besoin. Sur la base de cahier des charges finalisé en cours de process, les candidats sont invités à remettre une offre.

Les particularités de cette procédure :

• • ➡️ Compréhension fine des méthodes des agences, adaptation continue par l’échange
  • ➡️ Dans la pratique,  comptez a minima 6 à 9 mois pour couvrir l’ensemble du process.

Les points de vigilances de cette procédure :

• • ⚠️ Processus très long et requérant une grande disponibilité de l’agence
  • ❌ Le process est très dissuasif pour les agences en raison du peu de respect de la confidentialité et de la propriété intellectuelle ainsi que de la mobilisation d’une équipe sur une longue période.

3. Le conseil PITCHVILLE pour réussir votre appel d’offres public

Prenez le temps de bien analyser les procédures possibles selon votre contexte et anticipez un rétroplanning réaliste. Le temps long peut être un atout s’il est utile :

• • • 🕒 Temps utile pour permettre aux agences de préparer une offre solide.
    • 📝 Temps utile pour analyser avec soin les propositions reçues.
    • 🤝 Temps utile pour organiser des auditions et échanges qualitatifs (en fonction de la procédure choisie)

4. Besoin d’un AMO pour votre appel d’offres public en communication ?

En choisissant Pitchville comme AMO pour votre appel d’offres en communication, vous combinez :

• • ✅ Une expertise de plus de 30 ans dans le métier du conseil en choix d’agences
  • ✅ Une maîtrise éprouvée des différents process d’appel d’offres publics
  • ✅ Un accompagnement personnalisé et sur-mesure, porté par une équipe à taille humaine, habituée à gérer des projets de toutes envergures

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